Uzavretie akejkoľvek transakcie si vyžaduje dokumentPotvrdenie. Okrem vypracúvania potrebných dokumentov sa často vyžaduje odovzdať úradné dokumenty od jednej fyzickej alebo právnickej osoby k druhej. Takýto prevod je právnym postupom a vyžaduje potrebnú písomnú formu. Dokumentárny dôkaz o udalosti je aktom prevodu dokumentov, vyhotovený v určitej podobe a podpísaný všetkými účastníkmi.
Takýto akt je právne odôvodnený iba za podmienky, žezostavenie v súlade s pravidlami vedenia záznamov a dostupnosť všetkých potrebných podpisov. Jednotná banka alebo zjednotená forma neexistujú vo všetkých prípadoch, pretože situácie vyžadujúce prevod dokumentov sú veľmi rozdielne. Preto je forma tohto dokumentu v každej konkrétnej situácii odlišná.
Vo všeobecnosti sa dokument skladá z trochpovinné časti. Prvá časť, bezprostredne po názvom "Zákon o prijímanie a odovzdávanie dokumentov" (vzorka, zvyčajne pre každý typ dokumentu), dátum a miesto prípravy, obsahuje údaje o vysielanie a príjem strany. Pre jednotlivcov, je to meno a pasovej podrobnosti pre organizácie - úplný názov a podrobnosti zástupcov. Ak sú prenášané dokumenty medzi rôznymi časťami organizácie, je potrebné zadať názov štruktúrnych jednotiek (vysielač a prijímač), ako aj zástupcovia čeľade.
V druhej časti prevodový akt obsahuje aktuálnyzoznam prenesených dokumentov s uvedením sériových čísel a registračných údajov uvedených v účtovných dokladoch. Najvýhodnejšie je usporiadať takýto zoznam vo forme tabuľky.
V poslednej časti zákona by sa mal uviesťpočet vyhotovených kópií a podpisy strán. Pre zástupcov organizácií, ktoré sa nachádzajú vedľa podpisu, je potrebné uviesť pozície a dať prepis podpisov. Osvedčenie musí byť potvrdené aj pečiatkou organizácie.
V prípade prevodu mimoriadne dôležitých dokumentov, zákonaprevod vykoná špeciálna komisia vytvorená podľa príkazu vedúceho. V tomto prípade sú povinné podpisy, mená a stanoviská všetkých členov komisie.
Spätný prevod dokladov je možný len na základe osobitného uplatnenia stanoveného formulára s prevodom prevedených dokumentov. Ak dôjde k strate niektorých dokumentov, malo by sa to prejaviť aj v žiadosti.
V akých prípadoch by sa mal vypracovať aktprevodovka? V osobných dokladoch sa odovzdáva doklady z jedného zamestnanca do druhého v prípadoch, keď ide o dovolenku, prepustenie, odovzdanie do iného oddelenia. Okrem toho je tento zákon vypracovaný po doručení dokladov do archívu na účely skladovania alebo likvidácie. Všetky potrebné informácie o pohybe dokumentov sa odrážajú v špeciálnom časopise alebo priečinku. Úkon zasielania a prijímania dokumentov musí obsahovať úplný zoznam bez ohľadu na počet listov alebo zväzkov.
Pre právne gramotné a správnezostavený akt prevodu personálnej služby organizácie by mal mať zoznam potrebných regulačných dokumentov. Povinné doklady personálnej služby zahŕňajú mzdové predpisy, vnútorné predpisy, pracovnú zmluvu, personálny stôl, personálne objednávky, cestovné poriadky, osobné karty zamestnancov a ich záznamy o zamestnanosti, vyhlásenia zamestnancov o dovolenke a prepustení a množstvo ďalších.
Zvlášť zodpovedný proces - príjem a prenoszáznamy o zamestnanosti, v prípade straty je proces spätného získania spojený so značnými ťažkosťami. Najdôležitejším dokumentom je aj kniha záznamov o pracovných knihách, obsahujúca podpisy zamestnancov aj prepustených pracovníkov. Odporúčanie o prevode pracovných záznamov sa vykoná vo forme samostatnej prílohy k zákonu, v ktorom sa uvádza séria a číslo každej brožúry, vrátane tých, ktoré neboli vyžiadané.
V niektorých prípadoch sa poskytuje prenos kópií dokumentov, hlavne sa týkajú tajných alebo titulných dokumentov alebo prísnych dokumentov na podávanie správ.
V prípade straty určitých dokumentov avýskyt nezhôd v tejto veci je aktom prijatia a prevod je hlavným právnym základom pre riešenie sporov. Preto je jeho správny dizajn tak dôležitý, je lepšie, ak je vyrobený odborníkom so skúsenosťami s prácou s dokumentmi.
